管理工数を半分に、利用件数を1.5倍に。5万人が使う福利厚生申請管理システムのUI改善事例

「甘太郎」、「牛角」、「大戸屋ごはん処」など、お馴染みの飲食店を運営するコロワイドグループ。今回、ベイジは同社の労働組合が使用している福利厚生管理システムのリニューアルを支援しました。

このリニューアルプロジェクトについて、プロジェクト担当者の坂巻さん、現在システムを管理者として使用している上村さん、一般組合員としてシステムを利用する河瀬さんに話を伺いました。

1.リニューアル前の悩み

福利厚生管理システムは、次のような場面で使用されています。

• 【一般組合員】働き方や労働環境に関する相談
• 【一般組合員】福利厚生制度の申請・承認
• 【管理者】福利厚生制度の承認
• 【管理者】労働組合からのお知らせ
• 【管理者】社内イベントの告知
• 【管理者】福利厚生の関連サイトの案内

ユーザーは学生アルバイトからベテラン社員までを含む5万人以上の一般組合員の方々。店舗や工場のスタッフや本社勤務の社員まで様々なユーザーに使用されるシステムです。

労働組合は組合員の福利厚生制度の活用を支援したり、組合員の意見を会社に伝えたりする役割を担います。5万人ものユーザー情報を管理し、申請や問い合わせに対応しているのは3人の管理者です。

以前の福利厚生申請システムは3年ほど前に開発したものです。数年間使用する中で、操作方法やデータ管理に関する課題が大きくなってきたといいます。

坂巻さん：

例えば、一般組合員からは「どこから申請したらいいですか？」「どのページを開けばいいですか？」といった操作に関する問い合わせがたくさん来ていました。管理者の私たちですらマニュアルを見ながら操作しないと分かりにくい画面があったので、それも仕方ありません。また、私たちが使う管理画面ではソート機能や検索機能があまり機能しておらず、莫大なデータの中から情報を探すのにかなり時間がかかっていました。

システムの機能が不足していたため、組合員の相談をExcelで管理するなどの付加作業も発生していました。本来は組合員が抱える相談事にスムーズに対応すべきなのに、それができなくなっていたんです。

そんな状態だったのですが、最初にシステムを作ってくれたベンダーさんとなかなか連絡が取れなくなってしまって。もう他の会社に支援をお願いしようか、という話が社内で上がり始めました。

そんな中で、リニューアル依頼先の検討が始まりました。複数の制作会社を検討する中で、ベイジを選んだ背景をこう語ります。

坂巻さん：

ベイジさんのコーポレートサイトを見て、まずおしゃれでいいなと思いました。過去の事例も拝見して、こういったサイトやシステムを制作できるなら期待できると感じました。

その後、商談の際にベイジさんがしっかり話を聞いてくださったのもよく覚えています。システムや開発のことにはあまり詳しくない私に対し、レベルを合わせて真摯にお話を聞いてくださったのがすごく好印象で。専門用語ではなく、分かりやすい言葉で解説してくださったので、お話ししやすかったんです。ベイジさんなら、安心してプロジェクトを進められそうだと思いました。

こうして本プロジェクトでは、設計からリリースまで一貫してご支援することになりました。デザインからフロントエンド開発までをベイジ、バックエンド開発をベイジパートナー企業のSAT社にて実施しています。

2.ベイジが実施したこと

①課題の抽出・分析

システムのリニューアルにあたって最初に行ったのが、エキスパートレビューとユーザーインタビューによる、具体的な課題の抽出です。

システム開発の現場でよく起きるのが、データベースや機能の構造を優先してUIが設計されてしまい、ユーザー目線が欠けてしまうことです。ここを改善するため、システムの一般的な使いやすさをエキスバートレビューで、個別最適されているかをユーザーインタビューを通して評価します。

エキスパートレビューとは、専門家視点で行うシステムの評価です。工学博士でありウェブサイトのユーザビリティ研究の第一人者であるヤコブ・ニールセンが提唱した「ユーザビリティの10原則」に準じ、ベイジのコンサルタントが、実際に計17画面を操作して評価しました。第三者の客観的な視点から評価することで、システム開発者や運用担当が見落としがちな問題を網羅的に洗い出せます。

しかし、エキスパートレビューでは専門家視点の課題は抽出できますが、実際の使い方や業務フローを考慮しきれない場合があります。さらに、ユーザーは自身の抱えている問題を明確に言語化できていない場合もあります。そこでユーザーインタビューを行い、管理画面を使用していた坂巻さんに普段の業務やシステム利用時の行動について詳しく話を伺いました。業務内におけるシステムの使い方やインサイトを探った上で、最適な改善方針を導き出します。

エキスパートレビューとユーザーインタビューを経て、複数の課題が抽出されました。特に多く見られた課題は下記のようなものです。

課題	例
機能整理が必要 必要な機能が不足する一方で不要な機能がある	◾️利用されていない機能がある ◾️業務に必要な機能がない ◾️管理者用メニューが一般組合員にも表示されている
管理画面で素早く適切なデータにたどり着けない	◾️ソート機能や検索機能が不十分で、新着情報や確認したい情報を探すのに手間がかかる ◾️検索機能を利用すると表示に時間がかかる
実際の利用環境が考慮されていない	◾️一覧に表示されるデータ数が、実際に処理したいデータ数に見合っていない ◾️CSVデータが、ダウンロード機能が利用できないデータサイズになっている
不適切な操作が実行できるUIになっている	◾️入力内容が不適切なまま申請ができる ◾️一般組合員が実行すべきではない操作ができる
組合員が使う画面のUIがスマホに適していない	◾️使用したい機能にすぐにたどり着けない ◾️画像や文章が適切に表示されず、情報が取得できない
一般組合員に提供したい情報が表示されていない	◾️表示できるお知らせの件数に制限がある ◾️写真を共有するアルバム機能の対象ユーザーに制限がある ◾️パスワード変更やLINE連携の方法などを、システム上で周知する機能がない

ユーザーインタビューではインタビュイーとして参加してくださった坂巻さん。当時のことを振り返り、次のように語ります。

坂巻さん：

すごく楽しかった記憶しかないんですよね。「ここが微妙だ」とか「ここはどうにかしたい」とか、わいわいと盛り上がりながら、お話できました。インタビューの時間に、「こうしたら良いかもしれないですね」とその場ですぐに改善案を提案してもらえたことも嬉しかったです。自分たちにとって、もっとわかりやすいデータの見せ方や編集の方法があると知ることができました。

②分析した課題に合わせた改善提案

本案件の特徴は、システム自体の構造は比較的シンプルである一方、幅広いユーザー層を対象としている点と、膨大なデータを扱う業務において迅速な対応が求められる点にあります。

管理者と一般組合員の利用状況に合う操作性のよいシステムに改善するため、以下の3点をメインとした改善提案を行いました

• 機能の整理
• データの多さに配慮したユーザーインターフェース
• 一般組合員が必要な情報に気づきやすい構成

具体的な改善案をいくつか紹介します。

【機能の整理】

インタビューでは、システムの導線が分かりにくいという課題が多く挙げられました。特に、不要な機能が多いことや、タスクベース（操作単位）で設計された膨大な数のメニュー、一見して内容が分からないメニュー名が主な原因として指摘されました。不要な機能については、システム構築時には必要と想定されていたものの、実際にはほとんど利用されていなかったというコメントがありました。また、使い勝手が悪いため、別のツールで代替されていたケースも見受けられました。

不要な機能の開発は、システム開発においてよくある課題の一つです。特に、顧客の要求をそのまま形にしてしまうと、実際の利用状況や本質的な課題に合わない機能が生まれることがあります。今回は実際に管理画面を利用していた坂巻さんへのインタビューを通じてユーザーの行動やニーズを詳細に把握しました。その結果を基に、管理画面と一般画面のメニューを精査し、不要なメニューを削除するとともに、不足していたメニューを新たに追加しました。

また、既存のシステムでは操作ごとに個別のメニューが作られていたため、メニューの数が膨大になり、ユーザーがどのメニューを選べばよいか分からなくなる問題がありました。これを解決するため、メニュー構造を「オブジェクトベース」に整理しました。オブジェクトベースとは、ユーザーが扱う対象（例：相談履歴、福利厚生情報）を軸にメニューを再編成する方法で、関連する機能を一つのまとまりとして整理するアプローチです。この変更により、ユーザーは目的の操作に素早くたどり着けるようになり、迷わず直感的に操作できるシステムを実現しました。

【データの多さに配慮したユーザーインターフェース】

主に管理画面にて、大量のデータを扱う作業がしやすいようにインターフェースを改善しました。例えば、これまでExcelで管理していた一般組合員からの相談のステータス管理を、システム上で実行できるように変更しました。

労働組合には、一般組合員から日々寄せられる相談内容に迅速に対応することが求められます。しかし、従来のシステムでは、届いた相談に対する進捗状況を一目で把握できず、対応が遅れるケースや、管理者同士の二重対応が発生する懸念がありました。そのため、相談内容をExcelにコピーし、進捗を共有するという煩雑な運用が行われていました。

この問題を解決するため、システム内で作業を完結できる仕組みを構築し、アクセスログを活用して相談の進捗ステータスを自動判別する機能を実装しました。これにより、情報共有漏れを防ぎながら業務効率を大幅に向上させることができました。

また、このシステムでは福利厚生の管理業務として、月に100件以上の申請を処理する必要があります。申請される内容も多岐にわたるため、効率的に対応できる仕組みが求められていました。

一方でリニューアル前のシステムでは、テキスト検索機能が不十分で、数百件に及ぶ検索結果の中から対象を目視で探す必要がありました。

業務システムにおける不満のポイントとして「検索機能の使い勝手が悪い」と感じる割合が7.7%と上位に挙げられることは、ベイジの調査でも示されています。検索機能の充実は、システムの活用度を左右する重要な要素であり、改善が業務効率に与える影響は非常に大きいと言えます。

今回のリニューアルでは、申請の種類や店舗ごとにまとめて確認・承認処理をできるよう、検索機能と一覧での操作機能を追加し、処理業務を効率化することを目指しました。この変更により、必要な情報を一度の検索で素早く確認できるようになり申請処理のスピードが向上し、作業時間を大幅に短縮することが可能になりました。

ほかにも検索した対象をCSVで一括ダウンロードし、承認・否認のステータスやメッセージを一括で更新できる機能も作りました。

数十件の福利厚生申請を一覧画面から一つずつ開いて操作する必要がなくなり、操作回数を大幅に削減できます。また、検索で絞り込んだデータを整った状態で一括処理できるため、バラバラの情報を見直す手間が省け、一目で全体を把握できるようになります。

できるだけページの遷移を減らしたことで、素早く作業できるようにしました。

さらに、新たにダッシュボードを追加し、ユーザーが必要な情報に素早くアクセスできる環境を整えました。ダッシュボードに求められるのは、視認性の高いデザインと、業務効率を向上させるための実用的な機能性です。

ダッシュボードには、対応が必要な相談や申請の新着情報をリアルタイムで確認できる機能を設け、対応漏れを防ぐと同時に迅速な処理を支援しています。また、労働組合側からリリースすべき情報も多いため、下書きのまま残っているものを検知できるエリアを追加し、リリース漏れを防いでいます。

さらに、毎月Excelで約5万人分のデータから手動で算出していた利用者数の計測についても、ログデータを基に自動で算出する仕組みを構築し、作業の手間を省きながら、正確で迅速なデータ取得を可能にしました。

【一般組合員が必要な情報に気づきやすい構成】

既存のシステムでは一般組合員が操作方法に迷って問い合わせしてくるケースが数多くありました。その主な原因は次のような点にありました。

• 機能の整理不足： メニューに規則性がなく、必要な情報がどこにあるのか分かりにくいなど、ユーザーが迷いやすい構造。
• PC優先のレイアウト： 多くの一般組合員がスマートフォンでシステムを利用しているにもかかわらず、PCレイアウトのまま表示され、操作性が著しく低下。
• 利用頻度の低さ： システムが必要な時にしか使われないため、操作方法や手順を覚えられない。マニュアルがあるものの閲覧されず、都度問い合わせが発生。

こうした課題に対し、私たちは「誰でも迷わず使えるシステム」にすることを目指し、設計を全面的に見直しました。

管理者が対応する問い合わせ数を減らして業務負荷を下げるほか、より多くの一般組合員の方に積極的に福利厚生を使用してもらうことが目標です。

特に注力したのは次のポイントです。

スマホファーストの設計

スマートフォンでの利用を前提とし、画面サイズに最適化されたレイアウトを採用しました。トップページには利用頻度の高いメニューを上部に配置し、視覚的に分かりやすいカラムレイアウトを採用することで、必要な情報に最小限の操作でアクセスできるようにしました。また、メニューの整理やヘッダー・フッターの最適化を行い、ユーザーが迷わず操作できるよう配慮しています。

UIデザインでの工夫

操作に迷わないデザインを実現するため、以下の工夫を取り入れました。

• 操作ガイドの追加： 初めてのユーザーでも理解できるよう、テキストボックスの直下やツールチップなど、画面内に適切な説明文を配置。マニュアルを見なくても操作を進められる。
• エラーメッセージの表示： 福利厚生の申請画面などで必須項目が未入力の場合や、適切な文字列でないなど、入力内容が誤っている場合に具体的な修正方法を示すエラーメッセージを表示。ユーザー自身で修正内容を把握できる。

こうした取り組みにより、普段システムを利用していない方でも操作を完了できるようにしました。

ITリテラシーへの配慮

ユーザーの年齢層やITリテラシーの幅広さを考慮し、特にリテラシーが低いユーザーでも使いやすい設計を心がけました。ITリテラシーが低いユーザーにとって、システムの複雑さや専門的な用語は大きな障壁となります。そのため、専門用語を避け、直感的なUIと簡潔な操作フローを徹底しました。これにより、どんなユーザーでも「迷わず使える」ことを実現しています。

③改善提案の内容を実装

上記の改善提案に合わせ、実際にビジュアル制作や実装を進めていきました。ビジュアル制作にあたっては、次のようなリクエストをいただいていました。

坂巻さん：

「おしゃれな感じ」もありつつ、温かみのあるビジュアルにしてほしいなと考えていました。労働組合の精神は「支え合うこと」なので、「お互い仲間だよ」という意識が伝わったら嬉しいなと思っていたんです。

このシステムは、働き方に関する相談窓口や福利厚生の申請窓口として利用されるため、「困ったときに使う」「難しい作業をするツール」という堅苦しいイメージを持たれがちです。しかし、福利厚生にはレジャー関連の楽しいサービスが含まれているほか、社内イベントの告知など、ポジティブな情報発信にも活用されています。そのため、システムを開いたときに「難しそう」「使いにくそう」と感じさせず、アルバイトの高校生を含む幅広いユーザーが気軽に利用できるデザインが重要とベイジは考えました。

情報の見やすさや追加のしやすさを重視するとともに、リクエストの「あたたかみ」や「支え合い」の表現に加え、随所にイラストを散りばめることで親しみやすさとポップさをプラスして、システム全体を明るく親しみやすい雰囲気に仕上げました。

坂巻さん：このビジュアルは自慢です。人物がポコっと出てくるアニメーションとかブタのイラストとか、細かいところに遊び心が散りばめられていて、かわいいですよね。

実装は、フロントエンド開発をベイジにて実施した後、バンクエンド開発をSAT社にて実施しました。

フロントエンド開発では、全画面のモックアップをベイジにて実装。マイクロアニメーションなどもすべて担当し、デザイナーも都度確認に入りながら、ビジュアルを整えていきました。

バックエンド開発の際にも、ベイジとSAT社間でこまめに連絡を取り合い、プロジェクトを進行。

ベイジは画面設計のほかに既存システムで発生しているエラーや不具合についても調査し、SAT社に情報共有と改善に向けた提案を行いました。SAT社はこれに基づき、サーバー構成の検討や要件定義を進め、システム全体の最適化を図っています。

具体的には以下のようなエラーや不具合が課題として挙げられました。

• 相談スレッドのコメントが勝手に分割される
• 目的の情報をクリックしても異なる情報が表示される
• 一覧情報の並び順が常に古い順になっており、都度ソートする必要がある
• 扱うデータ量とサーバースペックが合わず、検索結果の表示に数分かかったり、CSVダウンロードでエラーが発生する

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　など

ベイジの調査ではシステムの動作速度に関する不満が業務システムに使いにくさを感じる理由として全体の10.0%を占め、不満点の中で最も高い割合となっていました。このプロジェクトでもリサーチの段階で応答速度の遅さに着目し、将来的なデータ量をふまえた設計をSAT社に依頼、根本的なパフォーマンス向上を図っています。

SAT社の開発中に懸念点が浮上した場合は、ベイジが検討・再設計し、コロワイド社に提案することでスムーズな連携が実現されました。

実装後には、ベイジの提案・設計が齟齬なく反映されているか、デザインなどの崩れがないかを確認し、データ移行までベイジとSAT社が協働して実施しました。最後にコロワイド社にて、データと使用感をチェックしていただき、無事、リリースされました。

これらの一連の改善提案からリリースまでを振り返り、坂巻さんからは次のようなコメントが寄せられました。

坂巻さん：

たくさん提案をいただきましたが、不要なものは何もなく、どれも大事な視点だなと感じました。平城さん（ベイジ・コンサルタント）、板垣さん（ベイジ・デザイナー）がいつも私たちのことを考えてくれているのがよく分かりました。

私たちから要望を出したこと以外に、「こうしたらもっと良くなりますよ」といった提案がすごく多くて驚きました。設計やデザインに使用されていたFigmaに「素敵ですね」というコメントをたくさん付けた記憶があります（笑）。

3.リニューアル後の効果

約1年のプロジェクトを経て、システムのリニューアルが完了しました。インタビューはリニューアルから約1か月後に実施しましたが、すでに様々な成果が出ています。

まず、リニューアルによって管理者側の作業負荷が大きく下がりました。操作がしやすくなり、無駄な作業が減ったほか、一般組合員からの問い合わせ対応負荷も軽減されたそうです。坂巻さんから引き継ぎ、現在管理画面を使用している上村さんは次のように語ります。

上村：

システムに関連する作業時間は、リニューアル前と比べて半分ほどになりました。

まず、そもそもシステムがサクサク動くようになったことで作業効率がかなり上がりました。以前はシステムがデータの重さに対応しておらず、データを読み込むのにさえ時間がかかっていたんです。でも、それが全くなくなって。今まで不具合が発生して使いにくいなと感じていたところも全部改善されていて、非常に見やすくなりました。

また、力を入れていただいた検索機能にすごく助けられています。検索は絞り込み機能の充実やエラーの解消で、データ探しが早くなりました。従業員数が多いので、今までは従業員のデータを探すのにも一苦労していたので、多様な検索に対応した機能を用意していただいて楽になりました。

相談のステータス管理機能もお気に入りです。今までは3人の管理者間で相談対応のステータス管理をわざわざExcelでやっていたのですが、それがなくなりました。

また、上村さんによるとシステムリニューアル以降、一般組合員からの相談数は1.5倍と大幅に増加しているそうです。これは、スマホのUI改善により、今までよりも操作がわかりやすいシステムになったことで、一般組合員の利用率が向上したためだと言います。寄せられる相談も、これまで寄せられていたシステムの使い方ではなく労働組合への相談がほとんどと内容も変化したため、「気軽に相談してくれる人が増えたのは嬉しい」と上村さんは語ります。

一般組合員としてシステムを使用する河瀬さんに使い心地を聞いてみると、次のような声が寄せられました。

河瀬：

一般組合員の人は、そんなに頻繁には福利厚生システムにログインしないと思うんです。だから、ログインするたびに使い方を忘れちゃったりするのですが、このシステムならいつログインしても自分で使い方を理解できるので助かります。それに、確かにスマホでもPCでも見やすい画面で、すぐに目的の画面に到達できるのでありがたいです。

4.最後に

福利厚生制度の活用促進や、組合員と企業をつなぐ相談窓口として問題の解決につとめる労働組合にとって、5万人からの申請処理や相談対応を少ない人数で迅速に対応することが重要でした。
ベイジとしてもシステムの使い勝手を向上することで業務の効率化をはかり、不要な問い合わせを減らして管理者が業務に取り組める環境も整備したいと考えていましたが、予想以上の成果に驚きました。しかし、働きやすい環境・条件を実現するという労働組合の目的に立ち返ると、「気軽に相談しやすい」労働組合のシステムというのは理想的なものだと言えるでしょう。管理者の負荷を下げつつ、システムの目的に合ったリニューアルを実現できました。

最後に、本プロジェクトを振り返り、坂巻さんからコメントをいただきました。業務システムの立ち上げやリニューアルを検討されている企業の参考になれば幸いです。

坂巻：

ベイジさんとSATさんにお願いして本当に良かったなと感じています。最初の商談で感じた通り、知識不足の私にも丁寧に説明したり提案してくれるのはもちろん、漠然とした要望でも汲み取って反映してくださりました。

他社でも労働組合は紙で作業をしている部分がまだ多いと思います。その分、私と同じくシステムの話が苦手という方は多いと思うのですが、そういう方でもベイジさんとSATさんだったら安心してお任せできると思います。

プロジェクト担当者の声

平城（コンサルタント）：

今回のプロジェクトでは、一般組合員向けには「誰でも使いやすい」をテーマに幅広いユーザー層に対応した設計を行う一方で、管理者向け画面では膨大なデータ量や多様なデータ種別、迅速な対応が求められる業務に最適化した設計を進めるという、異なる軸での取り組みが求められました。それぞれの課題に応じたデザインやシステムが、いずれもリニューアル後に良い結果につながっていると伺えたことを大変嬉しく思います。

また、デザインや設計だけでなく、パートナー企業と協力してサーバースペックの検討やシステム全体の再構築に取り組むことができました。その結果、システムに根本的な改善を施すことができた点も、このプロジェクトの大きな成果の一つと感じています。

今回のリニューアルでは「必要な操作をスムーズに行える」という目標が達成されたと思いますが、今後もシステムをより一層活用していただけるよう、組合員や企業に貢献できるような機能提案なども含めて引き続きご支援できればと思います。

板垣（デザイナー）：

業務効率化を目指した管理画面リニューアルでは、現行システムから大きく使い勝手が変わることもあり、当初は戸惑いがあることや慣れるまで時間がかかることを懸念していました。しかし、坂巻様と綿密に業務フローを擦り合わせることで、新システムの機能が効果的に使われ、予想以上にスムーズな移行が実現できたことに安堵しています。

またプロジェクト当初、坂巻様が思い描いていたとおり、一般組合員の方が身近に気軽に使えるようになったというお声を聞くことができとても嬉しく思います。ちょっとした遊び心を持たせたインタラクションなども喜んでいただくことができ、私にとっても愛着のあるシステムに仕上がりました。

これからも皆様にとって親しみやすく便利なシステムになるよう機能拡充の際にはぜひまたご支援させていただけると嬉しいです！