この半年、多くのメンバーの資料にフィードバックする機会に恵まれた。そこで痛感したのは、「とにかく手を動かす回数を増やすべき」ということだ。
基本的に、資料がうまく作れない人の問題は、PowerPointの操作スキルではない。多くの場合、自分の考えがまとまっていないのだ。あるいは、自分ではまとまっていると思っていても、他者の視点から見るとそうではない。
では、自分の考えがまとまっているか否かはどう判断すればよいのだろうか？私は、社内で資料のフィードバックをする際には、いきなりアウトプットにフィードバックをするのではなく、資料作成者の考えを確認するところから始める。例えば、下記のような問いを投げかけることが多い。
- 現状の問題点は何なのか？
- この顧客には何を言えば刺さるのか？
- 今回の提案内容をひとことでまとめると？
- 具体的な改善方針を3つにわけるとどうなるのか？
- 改善案の根拠は何なのか？
このような問いを投げかけると、回答がちぐはぐになる人は少なくない。つまり、思考がまとまっていないのだ。まずは、誰かと話ながら、上記のような問いをもらって思考をまとめることができたらファーストステップはクリアだろう。
ただし、いつまでたっても誰かに相談しないと思考をまとめられないのではまずい。当然、一人で解決できる人のほうが提供価値に対してかかる労力が少なくなる（つまり利益率が高い）からだ。
では、何をやるべきかというと「自分の考えを文章（箇条書き）にまとめる」ことだ。この前段階がないと、一人で提案を整理して資料に落とし込むことはできない。私自身も、今でも資料を作る前には文章で骨子を作り込んでから手を動かすことが圧倒的に多い。
初めは、この作業に時間がかかるかもしれない。しかし、長期的に見れば、自分のスキルとして情報整理の力が付けられるし、他人の時間を奪わずに資料を仕上げられるようになる。
いきなりPowerPointを開くのではなく、ノートやメモ帳を開く。そして、自分の考えを他人に説明できるくらいまで言語化するために手を動かす。
資料作成の上達のためには、この行動量をKPIにして動きまくることをおすすめする。
