会議やミーティングで何かを提案する際には、たいていの場合相手に意見を聞く時間を設ける。そこでよくあるのが「何か意見はありませんか？」と聞いた後の気まずい数十秒間の沈黙。何気に私は、提案することより、沈黙を伴う「意見を聞く時間」が苦手だ。
しかしこの沈黙、自分の意見の聞き方次第で回避できるかもしれない。今回は、先輩社員にアドバイスをいただいたり、試して良かった「沈黙回避法」を紹介したいと思う。
相手が答えづらい問いかけ方
いい例を紹介する前に、悪い例を紹介してみる。よくやりがちなのが以下のような雑な投げかけではないだろうか。
①抽象的な質問
例：「（一通り提案した後に）何か気になる点や良いと思った点はありますか？」
これでは抽象的かつ、相手に丸投げの印象を与えてしまう。どんな答えが欲しくて意見を聞いているのかが分かりづらい。
②二者択一の質問
例：「自分は○○か○○だと考えているのですが、いかがですか？」
これではこちらが提示した選択肢でしか答えられない。とりあえず相手に発言してもらいたい時には有効だが、議論を活発化させたい場合やより多くの情報を引き出したいときには向かない問いかけ方だ。
意見を出してもらいやすい問いかけ方
上記からも分かる通り、相手が答えづらい問いかけとは、抽象的すぎたり、逆に限定的すぎるものだ。なので、対象者や論点は限定しつつ、相手の選択肢は狭めない質問の仕方が理想だと考えている。
①自分が迷った点を提示する
例：「ここは○○な点で迷ったのですが、この方向に持っていきました。他の考え方があればご意見を伺いたいです。」
自分が提案資料作成の際に迷ったポイントを洗い出しておき、意見を聞く時間を「疑問解消の時間」にしてしまう。そうすると目的が明確になり相手も答えやすく、自分の不安点解消にもなる。
②名指しで意見を聞く
例：「（一通り提案した後に）この提案が採用された場合、○○部の○○さんにご協力いただくこととなるので、まず○○さんにご意見お伺いしたいです。」
特に大人数の会議の場で、沈黙を破って最初に発言するのはかなり勇気がいる。こちらから指名していくことで、発言しやすい雰囲気づくりをするのもひとつの手だ。
③極論を聞く
例：「今の提案の中で、この点は絶対にない、この点は採用していい、という箇所はありますか？」
意味合いとしては、答えづらい問いかけの例で出した「何か気になる点はないか？」と同義なのだが、人間誰しも少々振り切った質問の方が答えやすい。注意したいのが、二者択一で選択肢を絞るのではなく、あくまで意見の論点を絞るにとどめる点だ。
まとめ
私自身、上記で提示した方法を試してみたところ、その場の議論が活発になったり思いもよらない有益な意見が出てくるようにもなった。
自分が提案をするとなると、誰もが前準備に時間をかけ、「提案すること」が目的となりやすい。しかし、大切なのは提案に対して意見をもらい、最終的に最善の解を出すことだと思う。
相手の意見を聞くところまでが提案だということを忘れずに、相手が発言しやすい問いかけ方をいつも意識しておきたい。
