相手に対して丁寧であることが常に親切とは限らない。
テキストを用いたコミュニケーションの場合、詳細に書きすぎたり枕詞を多用したりすることで意図した以上に文字量が増えてしまいがちだ。その結果、読みにくく理解に時間がかかり、相手にお願いした事が後回しにされてしまいかねない。
もちろん、関係構築やお礼、謝罪などのシーンでは丁寧さも重要だ。しかし、相手に何かタスクをお願いする際や動いてほしいことがある時には簡潔さが効果的であると考えている。
そのために、テキストで依頼する・連絡する場合には以下を心がけている。
- 一文をできるだけ短くする
- 目的や結論を最初に述べる
- 箇条書きを利用する
- 過剰な敬語を避ける
- あいまいな表現をしない
- 注釈を活用する
- 適度な改行を用いる
ただし、簡潔にしすぎることにも注意が必要だ。相手が他の資料やリンク先を確認しなければ伝わらないなど、手間が増える状況に陥るのは避けるべきである。
相手が具体的な内容を早くキャッチできるように配慮することで、認知負荷を減らし作業時間を短縮することができる。その結果、返ってくるスピードも速くなり、自分自身の作業時間も短縮される。
双方の認知負荷を考慮し、作業効率を向上させるために、親切にする方向性には気を配りたい。
