ベイジではお客さまとのミーティング後に社内で振り返りを行うという文化がある。振り返りの場では、参加者へのフィードバックやミーティング内容の疑問点を解消するなどしている。
社内外を問わず、ミーティングでの意見集約時には、しーん…とした沈黙が生じがちだ。私はディレクターとして、対話が活性化するようできるだけ配慮したいと思う。発言しやすい場にするためには、参加者がリラックスしやすい環境を整えたり、心理的なハードルを下げたりすることが重要だ。だが、どうしたら心理的なハードルを下げられるのか？ いろいろ手法はあるが、今回は社内のプロジェクトメンバー間のミーティングで意見交換が増えることを目的に、自身が意識して実践できる簡単な3つのことを紹介する。
1. ほしい意見を聴いておき、参加者に共有する
主催者側に、その場で具体的にどんな意見がもらえるとよいかを1つだけ確認しておく。この部分の所感がほしいなど、意見がほしいところをできるだけ具体的に、ピンポイントで指定してもらうのが大切だ。あらかじめそれを共有しておくと、参加者は気持ちの準備ができる。心理的ハードルを下げるには、まずは最初の発言と環境構築はとても重要だ。最初のとっかかりだけでも参加者が準備しておくことができれば、そこから会話は広がりやすくなる。
2. 沈黙になる前に自分が話す
前提として、1を行っている状態であれば、自分の心理的ハードルも下がっており準備ができているので、積極的に発言する。沈黙が生じる前に自分から話すことで、初期のハードルを乗り越えることができる。ただし、あまり長く話しすぎないようにし、必要に応じて2巡目で追加の意見を述べることがポイントだ。初めの発言を簡潔に行うことは、心理的ハードルを下げる環境づくりの第一歩となる。
3. 次の方に会話をつなぐ
自身の発言が終わった後に他の参加者を巻き込むことで、会話をスムーズに継続させることができる。例えば、「ここについて、XXさんの意見も聞いてみたいですね。どうでしょうか？」といった形で他の参加者の発言を促すと効果的だ。クローズドクエスチョンを用いて簡潔な回答が得られるよう心がけ、その後に理由や詳細な意見を尋ねることで、ハードルをさげながらも会話が弾むきっかけをつくることが可能だ。
4. 最後に
ここまでやらなくてもと思うかもしれないが、思いがけない視点や意見が議論を活性化することもあるし、意見を伝えて貢献していると感じることでメンバーのモチベーション向上への影響も大きい。自分の小さなアクションから意見交換のきっかけが作れると嬉しい。
