「明日対応しよう」「来週まとめて処理しよう」
そう思いながら、気がつけば1ヶ月経っている。そんな経験はないだろうか。
社会人になってから、長い間目を背けてきた問題がある。それは「後回し・先送りにする」ということだ。ここで言う先送りとは、タスクの全容や明確なアクションが分かったうえで意図的に優先度を落とすことではない。そうではなく、「なんとなく放置」してしまう業務のことだ。これはどの職種・役割においても好ましいことではないと思う。
なぜ”なんとなく放置”してしまうのか。理由はいくつかある。全体像が見えていない、進め方が分からない、経験したことがない、解像度が低い、自分だけでは解決できない、そもそも要求されている内容が理解できない、などがあると思う。
気がつけば「あれも、これも」状態に
そこで、上司に1on1で相談してみた。様々な業務や案件が並行していく営業活動において、「できるだけ1つ1つの意思決定を早めた方が良い」とアドバイスをもらったのが発端だ。例えば、どの業務により時間をかけるのか、どのタイミングで次のアクションを取るかといった、限られた時間の中での優先順位の判断についてである。
スケジュール上は余裕を持っているつもりでも、ふたを開けると「あれも、これも対応が必要だった」という状況に陥ることがある。そうなると、アクションまで明確になっているタスクでさえも、頭の中で常に気になってしまい、集中力を欠いた状態（≒マインドシェアを奪われた状態）で業務を進めることになる。これは非効率であり、持続可能な働き方とは言えない。
実践的な解決策
まずは少しでも改善できるところから着手しようと考え、商談直後やタスク発生直後のアクションを見直すことにした。
もしも同じような悩みを抱えている方は参考にしてみてください。
① 問題を分解して具体化する
問題の本質を見極めるための4つの質問
✓ この業務の「最終ゴール」は何か？
✓ 今分からないのは「どの部分」なのか？
✓ 自分の力で進められる部分はどれか？
✓ 誰に聞けば答えが早く得られそうか？
② 小さなアクションから始める
完璧主義を手放して、小さな一歩から始める
✓ 関連資料を1つ開いてみる
✓ 5分だけリサーチする
✓ 相談する人の名前をピックアップする
✓ 完成度は気にせず、まずは動いてみる
③ 早めに人に相談する
人にも頼りつつ問題解決する
✓ 相談内容を整理する
「何が分からないか」「どこで止まっているか」を簡潔にまとめて伝える
✓ 相談のタイミングを選ぶ
相手が忙しくない時間帯や、軽く話せる雑談のタイミングを利用する
✓ 具体的に依頼する
「この部分について教えてほしい」「今後の進め方についてご意見をいただきたい」など、依頼を明確にする
④ タスクに期限を設ける
具体的な締切を設定して行動を促進する
✓ 「今日の17時までに○○さんに聞く」
✓ 「明日の午前中までに進め方を調べる」
まとめ：先送り克服の4つのステップ
① 問題を分解して具体化する
② 小さなアクションから始める
③ 早めに人に相談する
④ タスクに期限を設ける
やることはシンプルだ。俯瞰して振り返ると「こんな簡単なことか。意外とできそうだ」と思える。この気づきが得られただけでも大きな収穫だ。しばらくは「分からない」となったら、これらの方法を実践してみるのがいいように思う。
皆さんも、もし「なんとなく放置」してしまうタスクに悩んでいるなら、上記で書いたステップを試してみてはどうだろう？
