以前、自分が意図した通りに仕事が終わらないことが多く、そうしたところ時間管理方法についていくつかアドバイスをもらったので、3つほどご紹介します。
1. タスクを細分化する
ベイジでは、Googleカレンダーでスケジュール管理をしている。プロジェクトが開始すると、WBSと呼ばれる各作業が細かく定義されたものが共有され、ディレクターはメンバーの予定を仮押さえし、私はタスクを細分化してカレンダーへ落とし込む。
例えば、「ベースデザイン×10日」とあっても具体的な作業内容が見えないので、サイトストラクチャーを見て「トップページ」「特長ページ」など作るべき画面をカレンダーに入れていく。社内でフィードバックをもらうなら「フィードバック対応」と時間を確保し、バッファも見込んでおくと、スケジュールと乖離しにくくなった。このように、仕事を細分化すると
- 自分のやるべきことが可視化される
- 進捗が遅れているのか進んでいるのか確認できる
- 当初ディレクターの組んだスケジュールが厳しければ早めに相談できる
- 新しい仕事を入れる場合、どこに予定を入れるか判断しやすい
などメリットがある。また、1日で同じ作業をする場合は、2時間単位で工程を分けることがおすすめとのこと。例えば、トップページのデザインなら「レイアウト」「配色」「写真選定」のように分解する。そうすると、作業に没頭しすぎて1日が終わることは減ったように思う。
2. 関係者のタスクとスケジュールも確認する
先日、別の人が作成したベースデザインを元に下層ページを作ることがあった。しかし、作業開始時にデザインの引き継ぎが抜けていたことに気がついた。もし、相手から連絡がなければ、予定が抜けているのかな？と考え事前に連絡をするべきだった。
また、このような事前に把握でき、30分以上かかる仕事は全てタスク化した方がいいと言われた。タスク化することで、相手にとっても予期せぬ仕事が急に発生しにくくなる。予定を調整するときに関係者がいれば、事前に確認するようにしたい。
3. 時間を計測し優先順位を決める
スケジュールの組み方を見直した後、1日の終わりに進捗の確認をしていた。しかし、作業途中の記憶が曖昧で悩むことがあった。そんなときに、タイムトラッキングツールのTolgglを教えてもらった。これは、時間を計測して、各作業の工数を可視化できるサービス。タスク開始と完了時にボタンを押すだけでよく、プロジェクト単位でも集計できる。
実際に使ってみて、意外なところで時間を浪費していて、客観的に時間の使い方を見直すことができた。私のように、漠然と仕事が終わらないということがあれば、一度使ってみると改善箇所を発見できるかもしれない。
とはいえ、デザイナーとしては、効率ばかり気にしすぎると納得するものが作れないこともあると考えている。会社に所属する以上、投資した時間のことも考慮する必要があるが、短縮できる作業は短縮して、余裕ができた時間を、こだわりたい作業に当てれるような仕事の回し方をできたらいいなと思う。成果と効率のバランスを考えるようにしていきたい。
最後に
振り返ると、スケジュールや時間管理をしている気になっていたが、できていなかったと思う。多くの仕事には時間的制約があり、計画性がなく行き当たりばったりのような進め方だと、社会人としては信頼されないだろう。また、他のメンバーやクライアントにも迷惑をかけてしまう。目の前の作業だけに捉われず、振り返りをしながら仕事の進め方と向き合うようにしたい。