ベイジではプロジェクトが終了するとクロージングミーティングを実施する。これはプロジェクトで発生した問題点や課題に対して、改善策を検討するためのミーティングである。2019年後半にはプロジェクト終了が立て続けにあり、クロージングミーティングを連続して実施する場面があった。しかし、その時のクロージングミーティングが上手く機能しなかったため、クロージングミーティングそのもののやり方の改善が必要になった。その時の問題は大きく以下の2点。
- タスクがむやみやたらと改善策ばかりを検討している
- MTGで議論した内容が具体的なアクションに落ちていない
ただこれらの問題はベイジのクロージングミーティングに限らず、仕事のやり方を改善するときに陥ってしまいがちではないだろうか。なので、この日報では上記を解消するにあたっての2つのポイントをまとめてみたいと思う。
問題を切り分ける
問題の影響度、発生頻度を一切考慮せず、すべての問題の改善策を検討するのは効率が悪い。プロジェクト特有のレアな問題に対して、改善策を講じると本来やらなくても良いタスクが増える可能性がある。
todoに落とし込む
書ければ当たり前だが、徹底されていなかった。いつまでに誰が何をする。これを明確にせずに、ただ精神論の反省会になっては何も意味がない。
タスクを増やさない方法を検討する
改善策もただタスクを増やす、対応する時間を増やすでは良い改善とは言えない。やる順番を変更して、タスクは増やさずに解消する。タスクを統合してカバーするなど、時間と体力に依存しない方法を考えなければ、どんどん生産性が落ちてしまう
今回取り上げたクロージングミーティングに限らず、なんとなく続けてしまっているやり方が社内に存在している可能性がある。クライアントワークだけではなく、社内業務にも同様に注力して、高いアウトプットを発揮できる組織作りに貢献していきたい。
