急なタスク依頼が舞い込んだときの対処法

ほぼ未経験のディレクターとして2019年8月に入社してから1年が過ぎようとしている。

編集者としての経験があるため、入社直後はリニューアル案件のコピーライティングやリライトを中心に担当しつつ、小・中規模案件でディレクション経験を積んできた。

最近は大規模案件のディレクションも担当するようになり、それなりに忙しい日々を送っている。

そんな私の目下の課題が、急に依頼が舞い込んでくるタスクのスケジューリングだ。

ディレクションを担当していると、顧客や社内メンバーから「~をお願いします」「~を確認してください」など、予定外のタスクが複数発生しがちだ。5~10分程度で終わるなら問題ないが、中には関係各所とのやり取りが必要になり、タスクを終えるまで1時間かかってしまうことも少なくない。

その結果として、最近は予定タスクが翌日に押し込まれてしまうケースも増えてきた(幸いトラブルや事故には至っていないが)。

突発的なタスクは自分ではコントロールしにくいので、ある程度は仕方ない。しかし、「しょうがない」で片付けてしまっては、いつまでたっても改善できない。

そこで、最近は以下のような方針で対応するように心がけている。

(1)まず、その日の予定タスクを洗い出し、優先順位を明確にする
(2)その上で、その日に終わらせるべきマストのタスクを明確にする
(3)突発タスクが生じてもすぐには着手せず、マストのタスク完了後に着手する

当たり前すぎて恐縮だが、その上で(3)についての個人的な注意点をあげたい。

  • 一次返信だけは先にしておく
    依頼者は、依頼相手から返信がないと不安に思うものだ。まず一次返信として「今日の◯時までには依頼内容を確認の上、返信します」など対応しておきたい。

  • 締め切りがいつかを確認する
    意外に抜けがちなのが、締め切り確認だ。「~をお願いします」「~を確認ください」などは、一見すぐに対応した方が良さそうに思える。しかし、よくよく確認すると週内の対応で問題ないといったケースもある。もし、依頼に締め切り日時が無かったら、まずは締め切りの確認を行いたい。

  • 予定タスク着手中は思い切って通知を切る
    上記2つとやや矛盾するが、予定タスクが集中力を要する場合は、メールやチャットの通知を1~2時間程度、切っておくのも一つの手だ。通知の度にメールやチャットを開いて、常に一次返信しようとすると、それだけで時間を消費してしまう。タスクを終わらせてから、溜まった通知に一気に対応した方が結果的に効率的なことも多い。

以上が、最近になって私が心がけている、急な依頼への対処法だ。

正直、対処法に正解はない。だからといって「正解はないからテキトーにその都度、対応するしかない」と考えるか、「正解はないけど、試行錯誤しながら正解に近づこう」と考えるかでは、数カ月、数年たったときに、雲泥の差が出るだろう。

今後、ディレクターとしてより成長するため、自分なりに仮説を立てて、実行・検証を続けていきたい。