日常を中断する「思い出し作業」を最小限にする方法

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エンジニア 瀬尾 友里恵

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「思い出す時間」って意外とストレスだなと感じたことはないだろうか。頭の中にある情報が増えることで、それの思い出し作業が増える。その結果、行っている作業に対する集中や効率が散漫になりがちだと私は感じている。

思い出すという作業の見えない負担

思い出す行為は、思っているよりも脳のエネルギーを多く消費する。たとえば、案件に関連するフォルダはどこにあったっけと探している時間だったり、次の作業内容を思い出そうとする時間、ミーティングの議論の要点を再び思い出そうとする時間などが、これに該当する。これらの「思い出す時間」が積み重なると、タスク間の移行時間が増加し、その日の全体的な作業効率が大きく低下すると感じている。

効果的な対処法

今回は私がベイジで日々実践していることを紹介したい。

とりあえずなんでもメモを取る

作業中やミーティングの最中に、その場で重要な点や忘れておきたくないことをメモすること。これにより、後で情報を再確認する際の時間のロスを防ぐことができる。

情報の一元管理

メモした情報をそのままにしておかず、ここを見ればわかる状態に整理しておくことも大事なので、仕事においては以下のように保管先を分けている。

  • 案件(プロジェクト)ごとの情報は自分だけの専用Slackを作る

ベイジでは、コミュニケーションツールとしてSlackを使用している。欲しい情報が各チャンネルに埋もれてしまったり、散らばってしまうことを避けるため、自分しか見れないSlackのプライベートチャンネルを各案件、チームごとに作成し管理するようにしている。

  • 1日のタスクはGoogleカレンダー

タスクやスケジュールはGoogleカレンダーで一覧化。消化できなかったものは翌日以降にスライドさせることで、次やる作業の明確化とタスク漏れの防止を行っている。

  • ひらめきや分類化できない項目はTrelloへ

仕事に直接関係しないが大切な情報はとりあえずTrelloにメモ。周期的に確認して内容を整理している。

これらの方法を取り入れて、日々の作業をより効率よく進めるための工夫を行なっている。

まとめ

人間は忘れる生き物で、それを前提とした対策が必要だ。思い出す時間を最小限にし、その時間を有意義に使うことで、日常の質や作業効率が向上すると感じている。今回紹介した「すぐにメモを取る」のような手法は、多くの社会人にとっては「当たり前」とされるかもしれない。しかし、そうした基本的な方法でも、日常や業務の中で忘れがちになることがある。同じ問題を抱える人々も解決の一助として活用してもらえたらと願っている。

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