仕事中、分からないことや問題が発生し、他のメンバーに質問したい場面がたびたびある。
解決したい気持ちが先行し、突発的に相手に話しかけてしまうと一度で上手く意図が伝わらず、相手の時間を無駄に奪ってしまう場合がある。
そんな事態を避けるために「ミニアジェンダ」を作成するようにしている。
通常、アジェンダは会議の議題を整理するために使われるが、自分のために簡略化したものを作成している。抑える点は以下のような内容だ。
- 質問するために必要な前提情報を整理
- 迷っていることや問題になっていることは何か
- 自分で考えている解決策
1.質問するために必要な前提情報を整理
質問する相手がその事柄について詳しく知っているメンバーであれば心配はない。
しかし、そもそもの前提を知らない相手だと急に質問されても答えづらい。
- 参考になる関連URL
- これまでの経緯がわかる会話やコメントのリンク
- 関係する資料
…これらを用意し共有できるようにしておくと、相手も理解しやすいだろう。
2.迷っていることや問題が起きていることは何か
そもそもどんな部分で迷っているのか、箇条書きでも良いので羅列する。
この作業は自分の思考整理も兼ねている。
3.自分で考えている解決策
解決策があれば書いておく。
経験が浅いと「的外れすぎたら嫌だな…」と躊躇するかもしれないが、
指摘してもらうことでどれくらいズレていたのかに気がつける。
こうして整理したものを話しかける前にチャットで相手に送り、「この事について質問したいので良いですか？」と聞けば相手に意図が伝わりやすくなるだろう。
ミニアジェンダを相手に送らなくても、整理することが自分自身の思考整理になる。どのポイントで詰まっているのか？を明確にすることで、質問している途中で「何が言いたいのか分からなくなる」を避けることが出来る。
質問に答えてもらった際には、それぞれの項目に対してメモを残しておくと議事録として残るので後で見返す時にも役立つ。
ちょっとした質問や会話こそ、テキストに残しておくと助かるシーンが多いのでこれからも続けていきたい。
