複数のプロジェクトが同時進行だと、タスクを見落として他のプロジェクトのスケジュールに影響を及ぼしたり、日々の作業量がキャパオーバーになり、自分の首を絞めることがある。
私も、タスクに追われて、焦りから自分のパフォーマンスを発揮できなくなったりという悪循環を経験したので、私が実践しているタスク管理についてまとめたいと思う。
①計画を立てることが最初のステップ
作業が詰まっているとタスクを素早く捌きたくなるが、計画がないと進捗が見えず、遅れているのか進んでいるのか判断できない。
時間を割いてでも、タスクの整理とスケジュールを立てることが重要。私はスプレッドシートが大好きなので、プロジェクト始まる前に1時間ぐらい時間をとって、かなり細かめにタスクを洗い出し、作業予定日、予定工数などを表にまとめて計画たてている。
ポイント
- 作業日だけでなく、作業にかかる見積もり時間も計画に含める
- 作業日程を決める際にはカレンダーを参照し、既存の予定も考慮する
- 計画の精度を高めるために、実際にかかった作業時間も記録できる欄を設ける
これにより、空いている時間枠が見えるため、突発的なタスクや社内業務を入れやすい。
②他の関係者の確認・レビュータスクなども計画に組み込む
レビューをお願いしたり、壁打ちをしてもらおうと思っても、相手の予定もあるので直前にスケジュールすることは難しい。「今日中に」「いま1時間ぐらい、、」とお願いするのは、相手の業務を圧迫させてしまう。
そのため、見通しの立つ範囲でレビューや協力を必要とする作業をあらかじめスケジュールに組み込む。具体的な方法としては、相手のカレンダーに予定を登録してしまう。
レビュー依頼の場合は、「〇日の中で好きな時間に確認時間を動かしてもらっても問題ない」と一言お伝えする配慮もしておくとよい。
この結果、待ち時間や急なFB調整などが減り、今取り組んでいる作業に集中できる。
③スケジュールがよく変更になるときの対処法
プロジェクトによっては顧客都合でスケジュールが何度もずれる場合があるだろう。その際に私が行って良いと思った対処法は以下だ。
■作業スペースにメモする
Slackにメモしたり、スプレッドシートに情報をまとめると、探す手間がかかったり見つからないことがある。そのため、作業に関することは使うツールに直接メモするようにしている。最近では、Figmaのページ名に直近の予定や期限を記載している。
■カレンダーを即座に更新する
スケジュールが変更された場合は、すぐにカレンダーも更新して、作業の抜け漏れがないようにする。
■①で作成したスプレッドシートの作業予定日は更新しない
まず第一に、手間がかかる。全体のスケジュールを把握することが①の目的であり、詳細な予定はカレンダーや他のツールで管理できていれば問題ない。
④canvasの活用
最近はSlackのcanvasを積極的に活用している。
連絡系のタスクや他の人へ依頼したことを忘れないようにしたり、メモ的な使い方をしている。他の関係者に関連するタスクは、できるだけcanvasに記述するようにしている。そのおかげでリマインドや、進捗確認も行いやすい。
自分に合ったタスク管理方法を見つけること
以前はTodoリストアプリなどを利用していたが、私には合わなかった。複数のツールを開いているため、わざわざ管理ツールを開くのが煩わしく思ったからだ。
ツールはおそらくなんでも良くて、１箇所にまとめなくてもいい。必要な時に見える場所に書いておくやり方が個人的にはあっていた。今日確実に終わるタスクの場合、アナログに紙にタスクを書いている時もある。
人によっては１箇所に集約させた方が管理しやすい人もいると思うので、これがよいとは一概には言えない。自分に合ったタスク管理を試行錯誤してみることが、作業効率化の第一歩だと思う。
