当日まで目的不明の謎会議。ただ予定に入っていたから何の話をするかは知らないまま来た参加者。たくさんの参加者の時間を浪費して、生産性のない会議ならやらない方がいい。
よくある「ゆるふわ会議」の特徴
- アジェンダが整理されていないせいで、議論が散漫になる
- 結論が出ない長い話し合い
- 何が決まったのか分からない
- 参加者に役割がなく受け身の姿勢で意見が出ない
会議を成功させるのはほぼ事前準備にかかっています。会議の場で意見を聞いたり議論をしないと出ない答え以外はすべて開始前に準備が可能。そうしておくことで会議が最大限の効果を発揮します。
目的の設定とアジェンダの明確化
まずは会議で達成したい目的が何かを明らかにしましょう。そして目的達成のために必要なアジェンダを作成します。
参加者の確定
話を進め、結論を出すのに必要なメンバーを適切に選択します。不要に人を増やしたり、意思決定ができないメンバーのみでの開催になるようなことがないようにしましょう。
資料の事前共有
会議の資料を当日まで開示しない意味はありません。前日より前に送付し、参加者が事前に確認できるようにします。限られた会議の時間を有効活用するためには、参加者が議論の内容を把握し、準備が整った状態が必要です。事前に必ずひとつはアイディアを考えてきてほしい、などの依頼もできます。
あとは当日アジェンダの時間配分を守りながら、必ず一つずつの結論を出していけば意味のある会議になるでしょう。
おまけ
会議で発生したタスクについては必ずその場で実行者と期限を決めましょう！曖昧撲滅！
