最近、立場も目的もさまざまなミーティングに出る機会が増えてきた。
クライアントとの定例ミーティング、社内のプロジェクトメンバーとの議論、チームをまたいだ横断ミーティングなど、毎週いくつもの場に顔を出す中で、あるパターンに気づいてきた。
「このミーティングはいつも時間内に収まるし、決めるべきことまでちゃんと話せているな」という場には、共通する型がある。
ゴールは、最初にシンプルに示す
共通項はシンプルで、そのミーティングのゴールが【最初】に【シンプルに】示されること、だと思っている。
目的を最初に共有せず、いきなり資料を画面投影して話し始めると、資料がどれだけ丁寧に作り込まれていても、話し手自身も少しずつ迷子になっていく。そして参加者の頭には、じわじわと「このミーティング、何の話をしているんだっけ？」という疑問が浮かぶ。
結論が出ないまま「一旦持ち帰りましょう」で終わる場、資料だけが増えて意思決定が進まない場——そういう展開は、たいていゴールの握りが甘いまま始まっている。特に企画段階やデザインの方針決めの場のように、まだ成果物がはっきり可視化されていないフェーズはゴールがないとあっという間にミーティングが虚無の1時間と化す。
冒頭で議題を示し、「絶対に決めきりたいのはこれ、今日は持ち越せるのはこれ」と最初に握る。
雲行きが怪しくなったら残り5分まで粘らず、早めに「これは別のミーティングを設けましょう」か時間延長の交渉を打つ。ミーティング後、各メンバーが次の目標に向けて動き出せる状態をつくる。
少なくとも進行役としては、そこまで責任を持ちたい。
恥ずかしがらずに進行カンペを用意する
自分が進行役を担うミーティングであれば、最近は初心に戻って、簡単な進行カンペを用意するようにしている。これがとてもいい。
実際にミーティングが始まるとカンペ通りに進むことはあまりないのだが、「最悪カンペがある」という安心感から落ち着いて話せるし、迷ったときに議論のコンパスとして使える。議題の消化率もパッと把握できるのも良い。
結局、ミーティングの良し悪しは、「うまく話せたか」よりも「次に進める状態をつくれたか」で決まるんだと思う。
進行に苦手意識がある人は、最初の議題と今日のゴールを宣言するパートだけでも、カンペを用意しておくといいかもしれない。自分の場合はClaudeなどのAIに今回の議題や心配事、決めきりたいことを壁打ちして進行用カンペをつくってもらっている。慣れれば生成からチェック、手直しまで10分もかからない。ミーティングに苦手意識のある方、お守り代わりに試してみてはいかがでしょうか。
