早く帰るために実践している3つの業務効率化手法

以前のベイジには、古い制作会社の仕事の仕方が残っており、終電ぎりぎりまで働くスタッフも多かった。

だが2014年頃に、「絶対にこれ以降の時間に仕事をしてはいけない」という時間制限を設け、それを23時、22時、21時とどんどん早めてきた。今はどんなに遅くても、21時までには仕事を終えないといけない。(ちなみに始業時間はフレックス制の範囲の中で自由)

働く時間は自分の意志で決められるのが理想だ。しかし、デザイナーやエンジニアには、時間があればあるだけ使いたいという気持ちがどうしてもある。そのため自主性に任せると、人によっては働く時間がどんどん遅くなっていく。だからこの件に関しては、会社が強制力を働かせたことは正解だと思っている。

これにより仕事量が減り、売上・利益が落ちたかといえばそんなことはない。それぞれのスタッフの業務効率化の意識が高まり、結果、退社時間を早めることを成功させてきた。

この日報では、そんな中で私が身に付けてきた、効率よく仕事をしてできるだけ早く帰るために気をつけていることを3つほど紹介したい。

1. 質問する場合は答えの選択肢を用意しておく

まずは無駄なやりとりを減らす工夫である。チャットツールが普及した結果、気軽に質問できるようになったが、一方で1~2往復で済むはずのことに時間をかけすぎてしまうことがある。

これを防ぐためにも、自分から質問する場合は考えうる選択肢を2~3つくらい用意しておくと相手も選びやすいので、やりとりの回数を減らせる。
例えばこんな具合である。


◯◯◯について質問です。△△△とは以下どれを指していますか?
①あり得る答えを記入
②あり得る答えを記入
③あり得る答えを記入

万が一選択肢が間違っていても、相手から正しい回答が出てくるので問題はない。質問したら回答をもらう。この1往復で終わることがお互いにとってベストである。

2. 仕事の主導権を握る

2つ目は、主導権を握ることだ。主導権を握るというのは、自分勝手に進めることではなく、進め方を相手任せにしないということである。

私はエンジニアなので、社内のディレクターやデザイナーとコミュニケーションをとることもある。その中で、なかなか回答がもらえなかったり、もしくは相手側が失念して返事がこない場合もある。

ここで、「相手側から回答がないので仕事が進められません」という態度では、結局自分の首を絞めるだけだ。そうならないためにも、以下のようなアクションを心がけるといいと思う。

  • いつまでに返事が欲しいかを明確に伝える
  • 半日や1日たっても返事が無い場合はリマインドする

自ら働きかけて状況を前に進めることで、意味のない待ちを防げる。ちなみに相手側がルーズすぎる場合は、ちゃんとそれを指摘するのがベターだと思う(直接指摘しにくい場合は、誰かに間に入ってもらうなどする)。

3.  問題提起は自分なりの提案とセットにする

問題提起するなら、あらかじめ自分なりのゴールを見つけておくべきである。

組織のルールやプロジェクトの進め方に対して「これって正しいんだっけ?」「なんだか間違っているような気がする」「曖昧なのでリスクありそう」と思うこともあるだろう。

こんなときに「これおかしいと思います(誰か決めてください)」とだけ問題提起するのではなく、「これおかしいですよね。◯◯◯◯にするのが良いと思いますがどうでしょう?」と自分なりの提案をセットで伝えるべきである。

時間に制限がなく、みんなで好きなだけディスカッションできるならいいかもしれないが、残念ながら仕事でそんな状況になることは無い。必ず時間や予算といった制約がある。

そんな中、誰一人ゴールが見えていない状態で問題提起しても、終わりは見えてこない。正しい・正しくないは抜きにして、少なくとも問題提起した当人はゴールが見えている必要がある。

まとめ 効率化の鍵は「主体性」

紹介した効率化のための3つの工夫には共通項がある。それは「主体性」だ。

主体的に考えて、やるべきことを明確にし、主体的に実行することができれば、自ずと仕事は早く終わる。とはいえこれは典型的な「言うは易く行うは難し」で、私自身も完璧にできているとはいいがたい。ただ一日の終わりに、今日は主体性を発揮できたか・できなかったかを振り返ることは忘れないようにしたい。