「説明が長い人」をやめたい

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コンサルタント 高橋 慶

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説明が長くなりがちなのが悩みだ。相手がなるべく理解しやすいよう丁寧さを目指していたつもりが、「長い割に情報量が少ない」「結論がつかみづらい」という指摘をもらった。振り返ると本当にその通りだな……と反省したので、備忘も兼ねて原因と改善策を考えた。

1.前提や補足を調整する

Aを説明するにあたり、前提が3つとあるとする。それらをどの程度説明をすれば、相手が理解するのに十分であるかを想像できていないと、前提3つすべてを上から下まで話してしまうことがある。本当は2つあれば残り1つはなくても伝わるかもしれない。3つ話すとしても、それぞれ要点だけ一言でかいつまんで伝えても問題ないかもしれない。事前に前提と主旨の関係を整理し、ちょうどよい量と粒度の説明を調整しておくと、「上から下まで全部話す」をしなくて済む。

またAに紐づく情報も「関連するから」「補足だから」という理由ではなく「それを伝えることで相手のAへの理解を助けるか?」という観点から伝えるべきかどうかを決める必要がある。ここの判断も甘いことが多く、情報をむやみに付け加えがちなので気をつけたい。

2.説明不足を恐れない

自分の説明過剰の主たる原因は「不足がないように可能な限り情報を乗せておこう」にある。バイキングでも最初に料理を取りすぎて終盤で後悔するタイプ。なので、逆に「どこまで削っても問題ないのか?」のラインを探るべく、実験的に「少なく伝える」をやってみたい。ためしに社内で「これくらいの粗さや薄さで伝えてみよう」というスタンスで説明する機会を増やしてみようと思う。「これくらいでお腹は満たされるんじゃないの?」を探る気持ちで。

また弊社代表の枌谷から、「『分からないことがあれば質問してくるだろう』『誤解があればあとで解消すればいいだろう』という心構えを持っておくといい」というアドバイスをもらい、これは目から鱗だった。

たしかに、相手がちょうどよく理解できるポイントをこちらが正確に予測しきることは不可能だ。であれば、相手が自分で理解度を調整できるよう説明すれば、相手にとっても負荷が少なくスムーズな理解につながりやすいだろうな、と思った。

理解を助けるためのシンプルさ

情報をあるだけ与えることが必ずしも理解を助けるとは限らない。ただでさえ説明をしすぎる(わたしのような)傾向を持つ人は、「これで伝わるかな?」くらいのざっくりさを目がけるくらいでちょうどいいのかもしれない。

説明は自分の話したいことを話すためではなく、相手の理解をよりスムーズに深めるためにするということを忘れずに、技術を磨いていきたい。

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