相手に負担をかけないコミュニケーションの工夫

案件を複数進めていく中で、タスクを切り分けて依頼したり、案件ごとに関係者と認識合わせをする時間が増えた。これらを行う中で、自分が気の利かないコミュニケーションを取っていたと改めて認識した。今回は先輩や上司からのアドバイス、自分自身の反省もふまえて相手に負担をかけないコミュニケーションの工夫を考えたい。

タスクを依頼する場合

注意点は以下3つ。

  • 前提を説明する
  • 優先順位と締め切りを明確にする
  • 成果物は何かを定義する

実際の作業に入る前に案件の概要やターゲットとなるユーザーの前提を共有する。相手にとって「何のために行うのか?」が見えないと進める上で迷う部分もでてくる。そういった点を事前につぶしておくためにも簡単なブリーフィングは行うと良い。

また、依頼の際に優先順位と締め切りは必ず明確にしておく。これらを明確にしておかないと後回しになってしまったり、相手のタスクの兼ね合いで他の人に依頼しなければならない場合もあるからだ。

最後に、成果物を明確することでタスクのゴールを設定する。例えば図版作成の場合。成果物はデザインデータなのか、画像として書き出したものなのか等を明確にする。これにより「画像でもらったがその工程は不要だった」、「後工程で書き出しを行い、作業に思ったより時間がかかってしまった」みたいなコミュニケーション不足による無駄なタスクの発生を減らせる。

関係者と認識合わせする場合

2点気をつける。短い時間で終わらせるための事前準備を怠らないのがポイントだと感じた。

  • タスクとして明確に時間を確保する
  • アジェンダを共有する

関係者のスケジュールをチェックし、みんなの都合の良い時間にタスクとして明確に時間を確保する。タスクとして見える化しておくことで流れてしまうことを防ぐ。

次にアジェンダとして、次の2点は必ず事前に共有しておく。議論が発散し、無駄な時間を使ってしまうことを防ぐためだ。

  • 確認事項
  • 自分の意見

わたしは現在上司のサポートを受けながら設計やデザインを進めているため、設計時はラフ段階で情報を整理・構成要素の配置をし、構成に問題なければ次に見出しなど細部を詰めていく。

ラフ段階での確認事項は「全体の構成に問題がないか」だが、あらかじめこの点を共有しておかないと、どこまで確認すればいいのかわからない。「要確認」と同じくらい「確認不要」の共有が大切だ。

また、作業の中で悩むようなことがある場合、相談することになるが、自分の中での考えはあるはずだ。それも先に共有しておくとよい。内容次第ではそもそも集まって議論する必要もなく、承認だけあれば先に進めてよい場合もある。

最後に

上記点を意識するようになり、以前に比べると時間の無駄は減らせるようになってきているように思う。まだまだ課題も多いが、より相手に負担の少ないコミュニケーションを取れるよう努めていきたい。