課題を改善するための5つのコツ

組織・個人を問わず、日々の業務の中で課題は必ず発生する。それらを改善する際のコツを5つ教えてもらったので紹介します。

1.部分最適ではなく全体最適で考える

例えば、A=6時間、B=6時間、C=6時間の計18時間かかる作業があるとする。

作業プロセスを見直すことで、A=4時間、B=8時間、C=4時間の計16時間になった場合、Bの作業時間は増えたが、全体を見ると2時間短縮されている。これは全体最適でプロセス改善に成功している例。

逆に、作業プロセスを見直すことでA=2時間、B=10時間、C=8時間の計20時間になった場合、Aの時間は大幅に短縮されたので改善されたように思えるが、全体として考えるとB、Cの時間が増えているので、改善されたとはいえない。これは部分最適で考えてしまって失敗している例である。

課題を部分的に考えるのではなく、大局的にとらえて改善方法を考える必要がある。

2.ブレイクダウンする

やってしまいがちだが、「気を付ける」「意識する」だけではその課題はいつまでも改善されない。課題を細分化し、実行可能な作業レベルにまで落とし込むことが必要である。作業レベルまで分解することでやることが明確になり、改善のための次の一歩も踏み出しやすい。

3.数値化する

改善内容は必ず数値を設定する。例えば「自社の商材が認知されていないので、認知力向上のために情報発信を増やす」だと不十分だ。「商材に関するブログを月1本書く」「Twitterで1日10件以上発信する」と数字を必ずひもづけて設定する。また、2と3はセットで考えて「作業+数字」で目標設定するとより明確で確実な目標設定ができる。

数値化することは以下のようなメリットがあるので個人的にもおすすめだ。

  • 必要な行動計画が立てやすい
  • 進捗や達成度がわかりやすい
  • 行動に対しての結果が評価しやすい

4.ストレッチゴールを設定する

ストレッチゴールとは、達成できそうな目標の中で最大限に高い目標を設定すること。デザイン制作を例にすると、デザインをパーツ単位に分解し、「ヘッダーは30分で作る」「メインビジュアルの写真は30分で選定し、30分で作る」といった感じ。

例で出した制限時間は実際に担当案件で課されたものだ。はじめは「できるのか…」とかなり不安を覚えたが、やってみると意外と達成できるものだ。厳しめの目標だと、達成するために必死に考え、手を動かすのでかなり緊張感を持って取り組めると身をもって体感している。

初めは自分1人でゴールを設定するのは難しいこともあるので、その場合は先輩や上司に相談してみて設定し、勘所をつかむと良いかもしれない。

5.タスクや時間を増やさない

問題が発生した際に確認のタスクや確認時間を増やしたりしがちだが、作業がどんどん肥大化し、結果的には良い改善にはつながらない。安易に増やすことを考えず、「削る」「まとめる」「入れ替える」等、タスクや時間を増やさずに改善できる方法はないかをまずは考える。

最後に

1月は個人的にも1年の目標を立てたりする時期でもあるので、年初にこの話を聞けて良かった。まずは今年の学習計画を上記のポイントを踏まえて見直してみようと思う。