多忙なウェブディレクターを救う、タスク処理の3つの秘訣

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コンサルタント 本山 太志

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私は現在4つのプロジェクトのディレクションを担当している。それに加え、社内業務や小規模案件の対応と非常にタスクが増えてきている。

私だけではなく世のウェブディレクターは日々膨大なタスクに追われ、毎日忙しく走り回っているのではないだろうか?

今回は、私が普段から活用しているタスク処理の秘訣を共有し、多忙なウェブディレクターの皆様にとって何かしらの参考になればと考えている。以下に、私が日々実践している事を紹介する。

秘訣1:Todoリストではなく、カレンダーにタスクを登録

ある週の私のカレンダー

私は自分のタスクをTodoリスト使わず、Googleカレンダーに登録し、タスクを実行する時間を確保している。Todoリストを使っていたときは、1週間経っても、1ヶ月経っても消えないリストが数件残っていた。

このようなタスクは緊急性が低いため後回しになりがちだが、大前提として「やる時間を確保していない」事が問題だったと考えている。

そのため、Googleカレンダーに登録して「24日の13時から取り組む」という予定を入れて、その時間になったら着手することを徹底する。この方法で私は以前よりもタスク処理の確実に行えるようになった感覚がある。

もちろん、差し込みの仕事が入ってきたり、前のタスクが時間通り終わらない場合もある。その場合は、その時間でやろうと思っていたタスクは後ろ倒しするか、時間を組み替えれば良い。例えば、期限がまだ先のタスクがあれば、そのタスクを翌日や翌週にずらすという形で、時間を組み替えている。

また、カレンダーで管理すると「これは期限までに終わらないかもしれない」ということも可視化できる。

そうすると「期限の延長を相談する」「自分のタスクを他の人にお願いする」といった手を打つことができ、当日になって「終わりませんでした」という最悪の結果を避けられるのも大きなメリットだと思う。

秘訣2:ミーティングでタスクを持ち帰らない

ミーティングでは、タスクを持ち帰らないことを意識している。

具体的には

  • プロジェクトの情報(スケジュールや議事録、進捗管理表やFigmaやコンテンツのURL等)はすぐに引き出せるようブラウザで開いておく
  • ミーティングで議論のポイントになりそうなところや反論・質問がありそうなところはあらかじめ回答を準備しておく

という対策を取っている。このように、その場で解決できる事は解決してしまうことで、自分のタスクが増えず、顧客の確認するタスクも減り、お互いにとって効率的だ。

もちろん、すべて解決しようとするとミーティングの時間がオーバーしてしまうこともあるが、5分~10分程度の延長することで結論が出るのであれば、その場で解決したほうが全体として時間の節約になるだろう。相手の次の予定に配慮しながら、臨機応変さも持つべきだ。

また、どうしてもその場で判断ができず持ち帰る場合は、何をタスクとして遂行するのかを明確にすべきだろう。例えば、コンテンツ内で使用する写真が顧客のイメージとズレていた場合、何がズレているのか、イメージに近い画像は何か、アンチパターンは何かなどを顧客とすり合わせる。

こういった絞り込みやタスクを実行レベルまで落とし込めているとミーティングが終わったあとにかけるタスク処理の時間は短く済むはずだ。

秘訣3:ミーティングの後はタスク処理の時間を設ける

②を実践していたとしても、想定外の質問がきてその場で回答できないことも発生する。また、②と考え方が矛盾するかもしれないが、「ミーティングのあとはタスクが発生するもの」と考えて対処する時間を作っておいたほうが健全だ。

私の場合、ミーティング後に必ずタスク処理の時間を設けて、そのミーティングで上がったタスクをすぐに対応するようにしている。(時間がかかるものは対応する時間をカレンダーに登録する)

そうすると、タスクの積み残しが最小限になり、思考リソースを節約でき、作業効率もあがる。

なぜなら、タスクの積み残しがあると作業中にどうしても頭に浮かんでは消え、浮かんでは消えと作業の邪魔をしがちだ。そしてなにより精神衛生的にも良くない。この方法を実践してからは、一日がスッキリと終えられる感覚が増えたと感じる。

以上が私が日々意識しているタスク処理の3つの秘訣だ。皆様のタスク管理に何かしらのヒントを提供できれば幸いである。

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