図版作成と確認依頼の効率アップ

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デザイナー 新屋敷 章寛

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先日、図版作成をしており、先方へ作成した内容で問題がないか確認依頼をしていた。 先方は事業が複数に分かれている関係で、複数人の担当者の方がいた。

スプレッドシートにまとめて共有したのだが、工夫した点を振り返りたいと思う。

1.管理に時間をちゃんと使い、必要な素材の洗い出しにいつもより時間をかけた

時折、デザイナー的に計画を立てる時間を可能な限り少なく済ませたいと思うことがある。早く着手すれば、単純に手を動かして作る時間が増えるので、計画するという行為が面倒に思うことがある。

ただ、作業の全体像を正確に把握しないと抜け漏れが発生してしまったり、本当に優先度が高いものを見極めることが難しくなると思う。 工数に限りがあるからこそ、計画に時間を使うことで、より効率的に作業ができ、ウェブサイトをより良いものにしていけると考えている。

2.確認してもらいたい担当者の方のお名前を記載し、担当者ごとにセルを色分けする

規模が大きいサイトだと、複数の事業があるため、その事業のサービスページごとに窓口の方がいらっしゃる。その場合、確認するものの数が多くなり、誰がどの内容を確認するべきか判断が難しくなってしまう。スプレッドシートに確認してほしい担当者のお名前を記載する欄を設けることで、その迷いが軽減できる。

ただ、スプレッドシートで共有すると行が長くなってしまい、自分に該当する内容が見つけづらくなる可能性がある。そのため、担当者の方ごとに色を設定し、セルで色分けすることで、視覚的に瞬時に分かるようにすると親切かもしれない。

3.ページごとに確認が必要な図版の個数をあらかじめ記載

担当者の方は普段の業務と並行して、私たちの成果物の確認をしていただいている。確認をするというタスクはそれなりに時間を使うと思うので、先方内でスケジュールや作業の優先度を判断できるようにすると親切かもしれない。 どのくらいの物量を確認する必要があるのかが事前に分かるようにしていると、確認の時間を確保しやすくなるのではないかと思う。

まとめ

作成する物量が多いものは、可能な限り手を動かす以外のタスクにもちゃんと時間を使うことを意識する必要があった。 上記の内容に限らず、 「どのように共有すれば、先方の意思決定の負荷が下がるのか」 「どんな工夫ができると、確認する時に視覚的に分かりやすくなるか」 「抜け漏れが無くなるようにするには、どうすればよいのか」 という事を今後のプロジェクトでも心がけていきたい。

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