日々の仕事で、顧客や社内から様々な質問を受けることがある。その度に、自分の回答が適切か、「ゆるふわ回答」になっていないか考えさせられる。そんな中で、私なりに気をつけていることをいくつか紹介したい。
回答前の自己チェック
回答を送信する前に、以下の点を確認するようにしている。
- 質問に対して適切に回答しているか？
- 回答内容は具体的か？
- 曖昧で、どちらともとれる表現になっていないか？
- 浅く、説得力に欠ける回答になっていないか？
これらを意識することで、的確な回答ができるようになったと実感している。
再質問は自分への警告
回答に対して再度質問を受けた場合、それは自分の回答が的を射ていなかったか、内容が浅かったということだと気づいた。これは自分が質問をして、逆に質問で返された場合も同じだ。
事前準備の大切さ
Slackなどテキスト上のやり取りでは確認する時間があるが、ミーティングの場合はそうもいかないため、事前準備をしっかりと行うようにしている。
知識が十分に身についていれば、その場での受け答えが可能だ。だが、すべてを網羅できるわけではない。そのため、予想される質問に対しては可能な限り回答を準備しておくようにしている。
たとえ質問されなくても、準備を通じて知識を深められるから、決して無駄になることはない。
具体例と数値で説明する工夫
具体例を挙げる際には、数値を使って比較することが効果的だと感じている。例えば、「速度が改善されました」というよりも、「速度が3秒から1秒に改善されました」といったほうが具体的でわかりやすい。
以前、面談の際に速度改善を具体的な数値で説明された方がいたが、その方の話は非常に具体的で説得力があった。数値で示すことの重要性を、身をもって感じた経験だ。
まとめ
最近では回答をAIに頼ることもあるが、内容を理解しておくことは必ず必要だと考えている。AIの回答をそのまま使うのではなく、理解したうえで、自分の言葉で説明できるようになることが大切だ。
これらが私なりの「ゆるふわ回答」撲滅法である。
