スケジュールの主導権を握るために私たちがやっている3つのこと

ディレクターである私は毎朝、スタッフ各人の席を回ってスケジュールを確認している。ここのところはいくつかの案件の予定がずれ込んでいることもあり、その都度他のプロジェクトを前倒しして進めるような臨機応変な対応を行っている。

プロジェクト開始時にスケジュールをしっかり立てていても、さまざまな要因に伴って予定を変更することは多々ある。そうした時に比較的調整が効きやすいのはベイジの強みと一つと言える。これは次のような点から成り立っているのではないか。

下請け案件を無くして顧客に直接交渉できる環境にしている

現状では代理店経由の仕事はなく、顧客企業との直接取引となっている。ベイジに新卒で入った人や、代理店との仕事をした経験がない人はイメージがしにくいかもしれないが、代理店が間に入ると双方の情報伝達も間接的になることが多く、スケジュールも融通が利かず、リスケが難しい場面が多々ある。直接取引だからこそ、顧客に直接提案することができ、納期やスケジュールの交渉がしやすいと言える。

最初に「スケジュールは遅れるもの」と顧客に伝えている

プロジェクトの開始時には、先方の担当者、キーマンも含めてキックオフミーティングを実施しているが、その中では着手後の仕様変更や先方の原稿準備の状況などにより、スケジュールがずれ込む可能性がある旨をはっきり伝えている。事前に想定されるリスクをあらかじめ伝えておくことで、実際に遅延しそうな場合に理解を得られやすく、スケジュールの調整が行いやすい。多くの場合、最終的な納期自体がずれなければ、中間成果物の提出日などは問題となりにくいので、全体を俯瞰した上でのコントロールを心がけている。

週2回の管理ミーティングでプロジェクトを見える化している

プロジェクトによりアサインされている担当者は異なるものの、毎週社員全員でスケジュール管理ミーティングやプロジェクト管理ミーティングを実施していることで、それぞれのプロジェクトがおかれた状況や、他メンバーの仕事の埋まり具合が可視化されている。これによって、先方都合などによって予定が空いてしまうような場合には他案件の予定を前倒しするなど、タスクを入れ替えやすくなっている。「他のプロジェクトには我関せず」のような職場環境だと、抱えている課題や問題意識が共有されず、柔軟な予定の組み換えは行いにくいだろう。

最後に

こんなふうにスケジュールが調整しやすい環境ではあるが、安易な判断でスケジュールを延ばすことは、他のプロジェクトも巻き込んで影響を与えてしまうし、ディレクションやチェック作業なども増えて、余計な工数がかかってしまうという懸念もある。ディレクターとしては厳密にスケジュール管理はしつつも、現実的な状況を見て、柔軟に判断して舵取りしていくことを日々気をつけている。