ミーティングでつい自分の話をしてしまう人への改善案

 ベイジではプロジェクト終了後にクロージングミーティングを開く。

クロージングミーティングの主な目的は、プロジェクトメンバーが持ち寄った良かった点・問題点について議論し、業務フローや体制の改善に繋げること。

なので、話す内容を各々であらかじめ整理しておく必要があるのだが、わたしはその過程で「チームで振り返るべき事案」と「個人で振り返るべき事案」を混同してしまうことが多い。

例えば、今回わたしは「テスト公開前にチームでやるべきことを明確にした方がいい」「デザインテンプレートを作りすぎてしまった」といった点を全体に共有したが、これは前者はチームで振り返るべき事案で、後者は個人で振り返るべき事案だった。

こうした混同はクロージングミーティングに限らず、ミーティング全般で起こる可能性がある。

混同してしまう原因を深掘りしてみると、以下2点あるように思う。

  • 全体共有すべきか否かの振り分けが出来てない
  • 共有しておきたいという個人的な感情

ひとつ目の「全体共有すべきか否かの振り分けが出来てない」に関しては、迷ってもひとまず全体に共有して他のメンバーに判断してもらうこともできるし、改善案がまとまるケースもあるので一概に悪いとは言えない。

問題はふたつ目の「共有しておきたいという個人的な感情」だ。

「共有しておきたい」理由にあるのは、大変だったことをみんなにも知ってほしい、あの時実はこういう事情があったと分かってほしい、といったとても個人的な願望だと思う。なので自分の中でも改善案を考えるに至ってない「お気持ち表明」で終わってしまう。

客観視するのは大切だとか、議論と感情はわけなければならないだとか、自分自身との距離の取り方について頭では理解して気を付けているつもりだった。それでもミーティングではつい個人で解決すべきことを話してしまう傾向があり、改めて実行する難しさを感じている。

個人的な気持ちを話す場も設ける

仕事を通して感じた個人的な気持ちは仕事の悩みと繋がる部分でもあるので、自分の中で整理したり、我慢せずに人に相談したり、言語化して解決することは大切だと思う。

ただ、それをどこでやるかはよく考えないといけない。ミーティングのように参加者が多い場でやると自分1人のために参加者全員の時間を使うことになってしまう。まずは自分の中で消化させてみて、人に相談したければ1 on 1などより小さな場を活用していきたい。

自分が抱えている問題をミーティングで解決するしかないとなると、あれもこれもと欲張って議題にあげたくなり、チームの問題と個人の問題を分ける基準がブレてしまう。だけど改めて自分の話を聞いてもらえる場があれば、焦りが解消されて全体に共有する前に内容を再度確認して場にそぐわないものを持ち越す余裕が生まれるような気がしている。

さいごに

ミーティングは参加者の時間を使う行為なので、できるだけ全員に関係がある事柄について議論し、短い時間でも大きな効果が出るような場にすべきだ。

自分個人についての話をただこらえるのではなく、話せる場を複数確保することでチームの問題なのか個人の問題なのか分ける冷静な判断力を保っていきたい。