一定規模のプロジェクトで行われる、納品後に行われるミーティングです。プロジェクトに関わったすべてのベイジメンバーが参加して、今後の改善策を検討します。
納品後1週間以内を目途に、プロジェクトに関わったすべてのメンバーを集めて振り返りのミーティングを行います。プロジェクト期間中の良かった点や反省点、改善点など各自が感じていたことを共有する場です。
プロジェクト後すぐに振り返りを行わないと、同じ問題やトラブルが再発してしまうため、解決するための具体的なアイデアを導き出し、誰が、いつまでに、どのようなタスクをやるかを確定します。次のプロジェクトから反映した方がよい内容は、即座に社内のワークフローに組み込み、再発防止に努めるようにしています。
ミーティングを実施する前には各自が【クロージングミーティングシート】に課題や問題点を記載しておき、影響範囲や難易度といった観点で優先度を決めていきます。実施にあたり前提とする考え方は以下のようなものです。
問題を仕分けて検討する
長いプロジェクト期間中には、大小さまざまな問題が発生することがありますが、全ての問題を完全に解消することはできません。また数年に一度しか発生しないイレギュラーケースの対応策を検討しても効果は小さいです。そのため、発生頻度が多く他のプロジェクトへの影響度が大きい問題から改善策を検討していきます。
複数の改善策を検討する
改善策を検討する上では、チェックリストの作成のように短期間で対応できる内容と、採用や人材育成のように長期間に渡るものなど難易度は異なります。また、職種によるスキルなど個人で解消すべき問題と、仕組みや制度など組織として対応すべき問題などの観点でも問題を分けられます。これらをマトリックスで整理した上で、複数の改善策を用意して対策をしていきます。
個人的な反省点は議論しない
クロージングミーティングは、個人の問題を責め立てるものではありません。そのため、振り返りとして個人の課題を挙げることはありますが、ミーティングの中では議論をしません。問題発生の起点が個人単位だとしても、発生頻度が高い場合は組織の問題と捉えて改善策を検討していきます。
明確にタスク化する
ミーティングの中で挙がった改善策は、具体的なタスクまで落とし込んで実行します。タスクの中には、社内に周知すれば改善するものから、抜け漏れをなくすためのチェックリストの作成など様々です。「次回から気をつける」のような精神論で終わらせないために、実施する次のアクションを明確にした上で、期限と担当者を明確に決めて対策を進めていきます。
プロジェクトが終るごとに必ずクロージングミーティングを実施するからこそ、ワークフローを常にブラッシュアップし続けることができ、ミスが起きにくい仕組みを構築しています。メンバーが変わったり、新しい挑戦をしたりする中で失敗を経験することもありますが、必ず組織にフィードバックし、組織が成長できるようなサイクルを生み出します。
