ウェブ制作 仕事の進め方

8-4. 運用ミーティング

執筆 今西 毅寿
執行役員
読了時間の目安
6

公開後には今後の運用に関するミーティングを実施します。基本的な更新は自社で対応できる整備をした上で、継続的に運用できる体制作りを支援します。

ウェブサイトは公開して終わりではなく、継続的に情報を更新していくことで効果を発揮するものです。公開後の運用を制作会社に任せるケースもあると思いますが、基本的な更新作業は自社で対応できることが理想でしょう。

ミーティングでお伝えすること

ウェブサイト公開後の1週間前後を目途に、運用マニュアルを用いて1~2時間程度のオリエンテーションを実施しています。主にお伝えするのは以下の点です。

ウェブサイトの基本構成

サイトストラクチャというウェブサイトの構成図を参照しながら、各ページの親子関係やCMSでの投稿形式の違いなどをご説明します。また、開発環境との違いやウェブサーバーとデータベースの連携など、サーバー構成についても図式化した上でご説明します。

CMS管理画面へのログイン情報

主にWordPressやMovable Typeのログイン情報について、利用用途に応じた権限設定をした上で、ログイン方法や編集可能な範囲などについてご説明します。

管理画面で更新できる対象画面

要件定義フェーズで確定することですが、お客さま自身で管理画面から更新できる対象画面と、テンプレートを直接編集しなければ変更ができない画面についてご説明します。

基本的な操作方法

ダッシュボード画面や固定ページ、投稿ページでの新規・編集・削除の方法、お問い合わせフォームの項目を追加する方法など、基本的な操作方法についてご説明します。

利用しているプラグイン説明

CMSの標準機能では実現できない実装は、有償または無償のプラグインを利用することもあります。プラグインで実現している機能や対象バージョンについてご説明します。

操作マニュアルに掲載されている以外でも、今後の運用方法における懸念事項がないかをヒアリングした上で、その対策についても検討してアドバイスを行います。もちろん、運用ミーティングが終わった後でも、メールや電話でのご質問には迅速に回答します。

運用サポートプラン

基本的な更新作業は自社でできることが理想ではありますが、リソースの関係で難しいこともあると思います。また実現したい目的を考えた際に、はたしてウェブサイトをどのように更新することが一最も効果的なのかと悩むこともあるでしょう。

そのため、ベイジではご希望に合わせて4つのサポートプランを用意しており、ウェブサイトを効果的に運用できる体制をご用意しています。プランによって毎月の更新・改修にかける時間が異なりますが、主に以下の対応が含まれています。

ウェブサイトの更新及び改修対応

お客さまに代わって、ベイジでウェブサイトの更新や改修の対応を行います。サポートプランの契約時には専用のチャットグループを用意し、依頼いただいた内容を踏まえて適切なご提案をいたします。

月1時間までのオンラインミーティング

基本的にご依頼はチャットベースになりますが、具体的な依頼内容は決まっていないが相談したいというケースもあるかと思います。そのため、定期的にZoomで打ち合わせをする場も用意しています。ディスカッションベースでお話をしながら、担当ディレクターより適切なアドバイスを行います。

半年に一度のフィードバック

ウェブサイトのリニューアル時にKGIやKPIといった指標を設定し、公開後も経過観察を行って、改善点をご提案します。主にGoogleアナリティクスを用いて定量的な観点で分析し、影響度や優先度を踏まえた改善プランを策定します。

トラブル時の一次相談窓口

ウェブサイトを公開すると、自社以外の要因でもトラブルが発生することがあります。対応次第によっては状況が悪化する可能性もあるため、我々が正確に状況を判断した上で適切な対応策をご提案します。例えば以下のようなケースに対処します。

  • サーバーに接続できない
  • アクセス過多となり表示が重くなった
  • CMSを更新したらエラーが表示される
  • CMSやプラグインのセキュリティホールが発覚した
  • 悪意を持った第三者から攻撃を受けた

クライアントフィードバック

プロジェクト期間中とプロジェクト後には、お客さまより満足度や改善点について率直なフィードバックをいただき、軌道修正をしながら進めています。この内容は、私たちがウェブサイト制作におけるワークフローを定期的に見直す際にも参考にしています。フィードバックの質問項目は以下の通りです。

  • ここまでのベイジの対応に満足しているか?(5段階評価)
  • ここまでのベイジの対応で「もっとこうしてほしかった」ということはないか?
  • これからのベイジの対応で「こうしてほしい」ということはないか?
  • ベイジの対応で、不安に感じたこと、感じていることはないか?

プロジェクトが完全に終わってからフィードバックを受けるのではなく、主要な以下のタイミングでいただくことにより、プロジェクト期間中の迅速な改善対応が可能です。

  1. 戦略フェーズの最終ミーティング
  2. デザインフェーズの最終ミーティング
  3. テスト公開前ミーティング
  4. 公開後の運用ミーティング

フィードバックいただいた内容は社内に共有され、以降の進行で不安を与えないように関係メンバーで改善案を検討して対策します。

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