ミーティング運営

効率の良いミーティング運営で
有意義な議論を行います。

様々な業界で、会議やミーティングの弊害が語られています。特に無用な長時間のミーティングは生産性や社員のモチベーションを落とす元凶とも言われます。しかし、ミーティングというコミュニケーション手段そのものが悪いのではなく、誤った運営の仕方が、不毛なミーティングを生んでいると考えられます。例えば、以下のようなミーティングには、確かに多くの弊害が発生するでしょう。

  • 事前に話し合うテーマを決めていない
  • ミーティングのゴールを決めていない
  • メールや電話で済むことを議論している
  • 資料は事前に共有されず、その場でいきなり見る
  • 資料などを事前に読まず、その場で確認している
  • 参加者が事前に意見やアイデアを考えていない
  • 今話し合うべきか持ち帰って検討すべきか判断せず、議論する
  • その場で結論が出ないことを議論する
  • 何も発言しない参加者がいる
  • 否定的な発言しかしない参加者がいる
  • 1時間以内で終わらせる工夫をしない
  • 定例化し、形式的に行っている

私たちはこのような事態を避け、プロジェクトの中で有意義なミーティングを実施するために、以下のような基本方針を定めています。

  • 話し合うテーマをアジェンダとして事前に通知する
  • 資料は遅くとも前日までに共有する
  • 資料は事前に読んでいただき、ミーティングで読み上げはしない
  • ミーティングは、議論すべきことにフォーカスする
  • 結論が出ないことは持ち帰り検討とし、切り上げる
  • 発言の必要があるメンバーだけが出席する
  • メールや電話、Skypeなどで済む場合はミーティングしない
  • 定例化するのではなく、進行に合わせて実施タイミングを決める
  • キックオフミーティングで、ミーティング計画を概ね提示する
  • 1時間以内で終わらせることを前提とする(ヒアリングやブレインストーミングなどは除く)
  • 1営業日以内に、決定事項と検討事項をまとめた議事録を共有する

上記にもあるように、私たちは、定例ミーティングはあまりおすすめしていません。なぜなら、定例ミーティングのためのタスクが発生し、全体の進捗を圧迫することが多いためです。定例ではなく、事前に立てたWBSを元に、面と向かって確認や議論をした方がいいタイミングを把握し、実施時期を決定します。ミーティングの回数は、プロジェクトの規模、内容にもよりますが、通常4~5回ほど、以下のようなタイミングで実施されます。

  1. キックオフ
  2. 戦略フェーズの初回提案
  3. 設計フェーズの初回提案
  4. デザインの初回提案
  5. 開発直前

ただし、クライアント企業の要望に合わせて、定例開催や、上記以外のタイミングでの開催も可能です。ミーティングに関する希望があれば、プロジェクト内でお伝えください。

これ以外に、その時点での仮サイトマップやWBS、概算見積書なども併用しながら、最初の段階で、できるだけ認識や価値観の共有を行い、双方でルール化します。一見当たり前と思っていることでも、きちんと最初に定義しておくことで、予期せぬ認識違いやトラブルを未然に防ぎ、また情報漏えいなどのリスクを極力少なくするプロジェクト進行の土台ができあがると考えています。

ベイジは、企業のWeb制作会社に対する一番の不満が「言ったことしかしてくれない」「自分たちから何も提案してくれない」というリーダーシップ不足にあることを、長年の経験から実感しています。高度なマーケティングの知見や技術力はもちろん重要ですが、それと同じくらい、クライアント企業を引っ張るリーダーシップ力が重要と考えています。スケジュールやタスク、期限などをしっかりと管理し、ご安心いただけるプロジェクト進行を心がけています。

プロジェクト管理メニュー Service Menu of Project

ミーティング運営

非効率なミーティング運営を極力なくし、対面で話し合うことのメリットを最大限生かせるミーティングを計画的に実施します。ミーティング後は議事録を作成し、双方で内容の認識合わせを行います。