社内マネジメントを強化することが
プロジェクト進行の安定に繋がります。

スムーズなプロジェクト進行には、クライアント企業と制作会社間のコミュニケーションだけでなく、制作会社内部の円滑なコミュニケーションも不可欠です。例えば制作ディレクターとデザイナーとの間で、プロジェクトの目的が共有されていなかったり、タスクの優先度の認識が違っていたり、あるいは仕事に対する価値観が異なっていたりすると、プロジェクトが不安定になるリスクが高まります。

このような社内事情によるプロジェクトへの影響を最小限にし、プロジェクトの目的に対してメンバーが小見戸できるよう、社内でも様々な取り組みを行っています。

プロジェクトミーティング(約15分)

毎週金曜日に行われている、各プロジェクトの進捗状況を社内に共有するためのミーティングです。プロジェクトをタスクに分解したプロジェクトシートを元に、担当者と期日、進捗の確認と、懸念される問題点をシェアしていきます。特に開発フェーズに入ると、開発側要因による遅延などの発生するリスクが高まります。また、プロジェクトを兼務しているメンバーがいる場合、あるプロジェクトの開発遅延が、他のプロジェクトにも影響を与えることがあります。このようなプロジェクト横断のミーティングを行うことで、未然にリスクを検知し、必要であれば他のプロジェクトからのリソース追加を判断します。このように、プロジェクト内だけで自己解決するのではなく、全社的にサポートし合うことで、できる限りスムーズな進行を実現します。

週間ミーティング(約30分)

プロジェクトミーティングがプロジェクト単位であるのに対して、この週間ミーティングは人単位での情報共有ミーティングです。前週金曜日のプロジェクトミーティングの内容を受けて計画された各人のその週のタスクを共有し、整合性が取れているか、無理なスケジュールが組まれていないかなどを確認します。プロジェクトミーティングと週間ミーティングを別日に行うことで、優先順位の認識がズレたまま業務を行ってしまうような事態を防ぎます。また、ミーティングでは各人のその週の目標の発表が義務付けられています。このようにすることで、漠然と仕事をこなすのではなく、今週取り組む仕事にはどのような意義があるか、ということを各自が確認して、仕事に臨めるようにしています。

ショートミーティング(15分×2回/1日)

開発が佳境に入るなど、納品に向けてプロジェクトの緊張度が高まった段階で行われるミーティングです。納期までタイトな状況になるなど、緊張が高まったプロジェクトにおいて実施されるもので、すべてのプロジェクトで行われるわけではありません。プロジェクトの終盤になるほど、小さな認識の違いが納期に重大な影響を与えるリスクが高まります。そのためディレクターを中心にして朝・夕の2回にわたって各自の進捗状況を確認し、計画変更やクライアント企業との調整が必要な場合には素早く対応するために実施されるミーティングです。

Slackの活用

ミーティング以外の社内コミュニケーションは、主にslackを中心に行っています。ミーティング以外は各人に割り振られた作業に集中することが多いことから、相手の作業を止めないことを重視し、チャットツールでのコミュニケーションを中心にします。ただし、直接会話した方が良い場合もあるため、臨機応変に判断して、

プロジェクト開始連絡

正式な発注を受けたのちに、社内メーリングリストに配信されるプロジェクト概要です。クライアント名、スコープ、予算規模、納期、メンバー構成、開発環境、共通パスワードなどの基本的な情報が共有されます。この連絡をもって、自らが参加する新しいプロジェクトがあることを、事前に知ります。

プロジェクトオリエンテーション

クライアント企業の事業環境、経緯、背景、ターゲット、Webサイトの役割、プロジェクトの目標、スコープ、営業段階での提案内容など、プロジェクト開始までの詳細情報に関するオリエンテーションです。実施タイミングは、メンバーの参加タイミングによって異なりますが、設計フェーズ開始前、開発フェーズ開始前、HTMLコーディング開始前などに行われることが多いです。自らが担当する職務だけでなく、プロジェクト全体の目的を理解することで、職責を超えた提案やチェックなどが行われ、自律的に優先順位を決めることができるプロジェクトの空気を作ります。

クローズドミーティング

一定規模のプロジェクトで行われる、納品・公開直後に行われるミーティングです。プロジェクトに関わったすべてのメンバーが参加し、プロジェクト内での良かった点や反省点など、各自感じていたことを共有します。課題や問題については、プロジェクト特有の事象なのか、他のプロジェクトでも起こり得ることなのかを議論し、後者の場合には具体的な対応策を検討し、早ければ翌日、遅くとも翌週からその対策が実行されます。メンバーが変わったり、新しい挑戦をしたりする中で失敗を経験することもありましが、必ず組織にフィードバックし、組織が成長できるようなサイクルを生み出します。

行動指針

プロのクリエイターとしての心構えを「プロフェッショナルの条件」として、全8章、計56項目にわたって定義した行動指針です。社内のコミュニケーションエラーには、仕事に対する価値観の違いによる衝突という側面がありますが、会社として支持する姿勢や方針を明確にすることで、各人が同じ方向を向いて取り組めるように作られたものです。

日報

全ての社員が退出時に日報を提出します。いわゆる進捗報告の性質は薄く、書く内容も分量も各人の判断に任されています。ただし、必ず行動指針を一つピックアップし、それと照らし合わせたうえでの、その日起こった出来事に対する感想や情報共有などが行われます。1日の行動を振り返るとともに、行動指針を定着させるために行っています。なお、優秀な日報は日報サイトで公開されています。

これ以外に、その時点での仮サイトマップやWBS、概算見積書なども併用しながら、最初の段階で、できるだけ認識や価値観の共有を行い、双方でルール化します。一見当たり前と思っていることでも、きちんと最初に定義しておくことで、予期せぬ認識違いやトラブルを未然に防ぎ、また情報漏えいなどのリスクを極力少なくするプロジェクト進行の土台ができあがると考えています。

ベイジは、企業のWeb制作会社に対する一番の不満が「言ったことしかしてくれない」「自分たちから何も提案してくれない」というリーダーシップ不足にあることを、長年の経験から実感しています。高度なマーケティングの知見や技術力はもちろん重要ですが、それと同じくらい、クライアント企業を引っ張るリーダーシップ力が重要と考えています。スケジュールやタスク、期限などをしっかりと管理し、ご安心いただけるプロジェクト進行を心がけています。

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社内管理

安定したプロジェクト推進には、社内体制や社内制度、啓蒙や教育も不可欠です。ツールやルールに頼るのではなく、リーダーシップを重んじる企業文化でクライアントをサポートします。

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